Hay reuniones que empiezan con una pregunta concreta y terminan, una hora después, con más dudas que respuestas. Muchas personas alrededor de una mesa, opiniones diferentes, conversaciones paralelas y ninguna decisión clara.
Para Santiago Ávila, experto en liderazgo, existe una forma muy particular de detectar cuándo una reunión está demasiado llena: calcular cuántas pizzas serían necesarias para alimentar a todos los asistentes.
“Si hacen falta más de dos pizzas, esa reunión sobra”, aseguró en un video publicado en redes sociales. Detrás de la frase hay una conocida estrategia de organización empresarial que durante años estuvo asociada a Amazon y Jeff Bezos: la denominada regla de las dos pizzas.
La curiosa regla para saber si hay demasiada gente
La idea no propone, literalmente, organizar reuniones en función de la comida. Las pizzas son simplemente una manera fácil de visualizar cuándo un grupo empezó a crecer demasiado.
@lagestionemocional La regla de las dos pizzas que puede salvarte horas de reuniones inútiles. #productividad #reuniones #trabajo #tipsnegocios #eficiencia ♬ sonido original - Santiago Ávila/TONTOCRACIA
El principio plantea que los equipos deberían ser lo suficientemente pequeños como para que dos pizzas alcanzaran para todos sus integrantes. La teoría es que, cuando demasiadas personas participan de una misma conversación, coordinarse se vuelve cada vez más complicado.
Cada participante puede aportar una mirada diferente, algo que en principio parece positivo. Sin embargo, también aumenta la cantidad de temas, preguntas y discusiones que deben resolverse antes de llegar a una conclusión.
El problema de las reuniones con 15 personas
Para Ávila, uno de los grandes errores es convocar a personas simplemente porque podrían estar interesadas en el tema. No todos necesitan participar activamente para estar informados sobre lo que ocurre.
Una reunión puede necesitar a cinco personas para tomar una decisión, mientras que otras diez pueden recibir después un mensaje con las conclusiones y las tareas que debe realizar cada una.
La diferencia puede parecer menor, pero reduce considerablemente el tiempo que una empresa destina a reuniones. “Más gente no significa necesariamente mejores ideas. Significa más ruido”, resumió el especialista.
La pregunta que conviene hacerse antes de organizar una reunión
La regla de las dos pizzas no establece una cantidad exacta de asistentes ni sirve para todos los encuentros. Hay reuniones que, por su importancia o por la cantidad de áreas involucradas, necesitan inevitablemente a muchas personas.
Sin embargo, la idea funciona como un filtro antes de enviar las invitaciones.
La pregunta es sencilla: ¿esta persona tiene que participar para aportar información o tomar una decisión? Si la respuesta es no, quizás no necesite estar sentada alrededor de la mesa.
A veces, mejorar una reunión no requiere una nueva aplicación, una presentación más larga ni otra hora en la agenda. Puede empezar simplemente sacando algunas sillas de la sala.
